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Sistemas de Registro de Información
Registro de información en archivos: esquema predominante en decadas pasadas
La entrega adecuada de la información no solamente depende de las capacidades del hardware o del software, sino de la capacidad de la organización para administrar la información como recurso importante. Un sistema de información eficaz, proporciona a los usuarios información oportuna, precisa e importante. Hace ya unas décadas atrás, la información se almacenaba en archivos: cuando los archivos estaban adecuadamente ordenados y mantenidos, los usuarios podían acceder y recuperar fácilmente la información que buscaban. Los archivos bien administrados y cuidadosamente ordenados, facilitaban la obtención de datos para la toma de las decisiones, mientras que los archivos pobremente administrados, llevaban a un caos en el procesamiento de la información, con altos costos, un desempeño pobre y muy poca flexibilidad.
En un ambiente tradicional de archivos, todo elemento de datos en los distintos archivos requería de un conjunto de documentos para apoyar al archivo y ayudar a recopilar información. A menudo, el mismo elemento de dato, como la clave de un producto, se recopilaba en diversos documentos por diferentes divisiones y departamentos.
A medida que este proceso prosigue por cinco o diez años, la organización queda atada por nudos de su propia creación: queda amarrada en cientos de programas y aplicaciones, en donde nadie sabe qué hacen, qué datos usan, ni quién los usa. No existía un listado central de los archivos de datos, elementos de datos o definiciones de los datos, lo cual representaba un riesgo en el mantenimiento de la operatividad de los sistemas. La organización obtenía la misma información en demasiados documentos, por lo cual, los problemas resultantes son redundancia de datos, dependencia de datos por parte de los programas, inflexibilidad, seguridad muy pobre en los programas e incapacidad para compartir datos entre las distintas aplicaciones. Un ejemplo de esta situación, se presenta en la figura siguiente.

Procesamiento de la información en un ambiente tradicional de archivos
Registro de información en base de datos: un esquema más moderno
La tecnología de las bases de datos vino a eliminar muchos de los problemas creados en un ambiente tradicional de archivos: en vez de almacenar los datos en archivos separados para cada aplicación, los datos son almacenados físicamente de modo tal que aparecen ante los usuarios como almacenados en una sola ubicación, sirviendo una sola base de datos a muchas aplicaciones tal como se muestra en la figura siguiente.
Sistema de Administracion de Base de Datos
Un sistema administrador de base de datos es sencillamente el software que permite la centralización sus datos, los administre eficientemente y proporcione acceso a los datos almacenados mediante programas de aplicación. Alguna de sus ventajas son:
  • La complejidad del ambiente de sistemas de información, puede reducirse mediante la administración centralizada de los datos, los accesos y la seguridad.
  • La redundancia e inconsistencia en los datos pueden reducirse, al eliminar todos los archivos aislados en los cuales se repiten los mismos elementos de datos.
  • Las confusiones en los datos pueden eliminarse al proporcionar un control central de la creación y definición de los datos.
  • La dependencia en los datos del programa puede reducirse, al separar los conceptos de datos físicos y datos lógicos.
  • Los tiempos de desarrollo del programa y los costos de mantenimiento pueden reducirse de manera radical.
  • La flexibilidad de los sistemas de información puede verse enormemente estimulada al permitir consultas rápidas y “baratas” dentro del gran volumen de información.
  • El acceso y la disponibilidad de la información pueden incrementarse.
  • Los tiempos de respuesta de la aplicación mejoran ostensiblemente.
 
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